Kontorsmaterial för företag — komplett guide
Att ha rätt kontorsmaterial på plats är en av de enklaste sakerna du kan göra för att hålla kontoret produktivt. Men det är lätt att tappa koll — saker tar slut i fel tid, beställningarna drar ut på tiden och ingen vet riktigt vad som finns i förrådet. Den här guiden ger dig en tydlig bild av vad ett företag behöver, hur du organiserar det och hur du beställer smidigt.
Vad räknas som kontorsmaterial?
Kontorsmaterial är de förbrukningsvaror och hjälpmedel som används i det dagliga arbetet på ett kontor. Det inkluderar allt från pennor och papper till pärmar, skrivbordstillbehör och presentationsmaterial. Gemensamt är att de förbrukas eller slits och behöver fyllas på regelbundet.
Till skillnad från kontorsmöbler och teknik är kontorsmaterial löpande inköp — de produkter du beställer om och om igen för att hålla verksamheten igång.
Vilka kontorsmaterial behöver ett företag?
De flesta kontor behöver ungefär samma grundsortiment, oavsett om ni är tre eller trettio anställda. Här är de viktigaste kategorierna — med konkreta produktrekommendationer.
Pennor och skrivmaterial
Kulspetspennor, blyertspennor och överstrykningspennor är basen. Räkna med ett par sorters pennor per arbetsstation och ett lager i förrådet. Post-it-lappar och anteckningsblock hör också hit.
Papper och utskrift
A4-papper för skrivare och kopiatorer är det som tar slut snabbast. Det lönar sig att köpa i kartong — det är billigare per ark och du slipper beställa ofta.
Pärmar och arkivering
Pärmar, plastfickor och registerflikar håller dokument organiserade och lätta att hitta. En tydlig arkiveringsstruktur sparar tid varje gång någon behöver leta upp ett dokument.
Whiteboard och presentationsmaterial
En whiteboard i konferensrummet används mer än man tror. Se till att alltid ha rätt pennor och suddigum till hands — och välj en whiteboard med rätt storlek för rummet.
Skrivbordstillbehör
Saxar, häftapparater, hålslag, gem och tejp är det som folk letar efter när de behöver det som mest. Köp ett ordentligt grundsortiment och fyll på regelbundet.
Hur mycket kontorsmaterial behöver ni?
En enkel tumregel: räkna förbrukningen per person och månad, multiplicera med antalet anställda och lägg till 20–30 procent som buffert. För ett kontor med tio anställda kan en månadsbeställning av papper, pennor och pärmar räcka långt om ni är konsistenta.
Tänk också på säsongsvariation — terminstarter, budgetperioder och konferenser brukar öka förbrukningen tillfälligt.
Tips för att beställa kontorsmaterial till företaget
- Samla beställningarna. Istället för att beställa lite varje gång — gör en samlad beställning en gång i månaden. Det minskar administration och ger bättre koll på kostnaderna.
- Ha en ansvarig person. Utse någon som håller koll på lagernivåerna och sköter beställningarna. Det förhindrar att saker tar slut utan att någon märker det.
- Utnyttja fri frakt. På Officestore är frakten fri från 995 kr. Planera beställningarna så att ni når den gränsen — det lönar sig nästan alltid att beställa lite mer åt gången.
- Beställ från ett ställe. En enda leverantör för allt sparar tid, minskar antalet fakturor och gör det enklare att hålla koll.
Så håller ni ordning på kontorsmaterialet
Förvaringsordning handlar mer om beteende än om hyllor. Några principer som fungerar:
- En plats för allt. Varje typ av material har sin fasta plats. Alla vet var det finns — och var det ska läggas tillbaka.
- Synligt lager. Ha materialet lättillgängligt och synligt. Döljer ni det i stängda lådor tar det slut utan att någon märker det.
- Enkel påfyllning. Sätt upp en lista vid förrådet. När något tar slut — skriv upp det direkt.
Vill du ha en konkret checklista? Läs vår artikel om vad ett litet kontor behöver — där går vi igenom allt steg för steg.
Kontorsmaterial för olika typer av företag
- Litet kontor (1–10 anställda): Fokusera på basbehovet — papper, pennor, pärmar, whiteboard-tillbehör. Läs mer i vår guide för 1–10 anställda.
- Nystartade företag: Börja lean och bygg upp sortimentet efterhand. Här hittar du en startlista anpassad för nya bolag.
- Hemmakontor: Behovet är smalare men principerna desamma. Se vår guide om hemmakontorets nödvändigheter.
Handla kontorsmaterial på Officestore
Över 50 000 produkter för arbetsplatsen. Leverans inom 1–2 arbetsdagar och fri frakt från 995 kr.
Se hela sortimentet →Vanliga frågor om kontorsmaterial för företag
Kontorsmaterial är förbrukningsvaror och hjälpmedel för det dagliga kontorsarbetet: pennor, papper, pärmar, anteckningsblock, skrivbordstillbehör, whiteboard-material med mera.
Hur ofta bör man beställa kontorsmaterial?
De flesta kontor beställer en gång i månaden. Det ger bra kontroll på kostnader och säkerställer att inget tar slut. Anpassa frekvensen efter er faktiska förbrukning.
Vad kostar kontorsmaterial för ett litet kontor per månad?
Det beror på hur många ni är och vad ni gör. Ett kontor med fem anställda kan räkna med 300–800 kr per månad i grundmaterial beroende på förbrukning.
Kan man beställa kontorsmaterial med fri frakt?
Ja — på Officestore är frakten fri för beställningar från 995 kr. Samla beställningarna en gång i månaden så når ni ofta den gränsen utan att tänka på det.
Vad skiljer kontorsmaterial från kontorsmöbler?
Kontorsmöbler är investeringar som håller länge — skrivbord, stolar, hyllor. Kontorsmaterial är förbrukningsvaror som behöver fyllas på regelbundet.
