Pärmar och arkivering — så gör du rätt från start

Arkivering sparar tid — om systemet är rätt

De flesta kontor har ett arkiveringssystem av något slag. Problemet är att det ofta inte är genomtänkt från start — det har växt organiskt och ingen riktigt vet var saker hamnar. Resultatet är att det tar lika lång tid att hitta ett dokument som att göra om arbetet.

Ett bra arkiveringssystem behöver inte vara komplext. Det behöver vara konsekvent. Fem till åtta kategorier, tydlig märkning, rätt produkter för rätt typ av dokument och en enkel rutin för att hålla det vid liv. Det är allt som krävs.

Fyra steg till ett arkiveringssystem som håller

1. Bestäm kategorierna — börja smalt

Börja med fem till åtta kategorier som täcker det mesta av vad ni hanterar. Typiska kategorier för ett kontor: Ekonomi, Avtal, Personal, Kunder/projekt, Leverantörer, Myndighetskrav, Övrigt. Fyll inte på med fler kategorier än vad som behövs — ju fler kategorier, desto svårare att hålla systemet konsekvent. Du kan alltid dela upp en kategori senare om den växer.

2. En pärm per kategori — märk tydligt

Ge varje kategori en egen pärm. Märk ryggen tydligt med kategorinamn och år om dokumenten är tidsbundna. Använd register (tabbar) inuti pärmen för underkategorier — exempelvis "Ekonomi" med tabbar för kvitton, fakturor och bankkontoutdrag. Välj pärmar med bra ryggbredd: 5 cm räcker för de flesta kategorier, 8 cm för de mest aktiva.

3. Plastfickor för lösa dokument

Plastfickor håller ordning på dokument som hör ihop men inte ska häftas — avtal med bilagor, ett projekt med tillhörande korrespondens eller kvitton för en specifik resa. Märk plastfickan med en lapp eller använd indexflikar för att snabbt hitta rätt. Ha alltid ett förråd av tomma plastfickor tillgängligt — det ska vara enkelt att använda systemet.

4. Rensa en gång om året

Sätt av en timme i slutet av varje år (eller kvartal för aktiva kategorier) för att gå igenom pärmarna. Flytta dokument som inte längre behövs aktivt till ett arkiv (en separat pärm eller låda märkt med år). Släng det som inte behöver sparas. Det förhindrar att aktivt material blandas med gammalt och att pärmarna svämmar över.

Märkning — det som gör systemet hållbart

Det vanligaste misstaget är handskriven märkning som är svår att läsa eller olikformaterad. Använd en etikettskrivare eller skriv ut etiketter för ryggar och register — det tar lite längre tid att sätta upp men gör systemet mer professionellt och enklare att förstå för alla på kontoret, inte bara den som skapade det.

Märk alltid med kategori och år på pärmens rygg. Märk plastfickor med innehåll och datum. Det tar tio sekunder extra men sparar minuter av letande senare.

Relaterade guider

• Planera bättre på jobbet — guide till rätt verktyg — översikt över alla planeringsverktyg.
• Hur skapar man ett effektivt planeringssystem? — kombinera verktygen till ett system.
• Whiteboard eller blädderblock — vad passar dig? — för gemensam planering i mötesrummet.
• Så väljer du rätt kalender för kontoret — väggkalender, skrivbordskalender eller planbok?

Gå till kategorisidan förvaring och organisation →