Företag Privatperson

Snabba leveranser & snabb kundservice!!

Fri frakt vid köp över 995kr!

pile of folders

Hur ska du organisera med pärmar på bästa sätt?

Att hålla ordning och organisera sig är nyckeln till effektivitet och produktivitet både i hemmet och på arbetsplatsen/kontoret. Mycket går att spara digitalt idag men långt ifrån allt. Många tycker fortfarande det är praktiskt med en fysisk pärm. Pärmar är ju ett klassiskt verktyg för att organisera och strukturera dokument, papper och annan information. Har man ett bra system blir det väldigt enkelt att navigera och leta i. I denna lilla guide kommer vi att ge tips på hur man använder pärmar för att hålla ordning och reda på sina papper och dokument både i hemmet och på företaget.

Organisera pärmar i hemmet

Vi börjar med att titta på det behov av pärmar du kan ha i hemmet och hur du går tillväga för att få en bra struktur.

Identifiera behovet: Innan du börjar organisera med pärmar så ta och gör en inventering av de dokument och papper du har hemma. Det vanligaste brukar vara räkningar, garantier, recept, skolarbete för barnen, viktiga kontrakt och så vidare.

Skapa kategorier: Dela upp dina dokument i olika kategorier baserat på deras syfte och användning. Exempel på kategorier kan vara “Räkningar och finanser”, “Hälsa och medicin”, “Hemmet”, “Bilen” osv.

Skaffa rätt pärmar: Investera i kvalitetspärmar som är robusta och tillräckligt stora för att hålla alla dina dokument. Köper du får små pärmar som lätt fylls och blir trånga så blir det snabbt oordning. Du kan också välja pärmar med olika färger eller mönster för att göra det lättare att skilja dem åt.

Märkning och indexering: Använd etiketter eller flikar för att tydligt märka varje pärms kategori. Detta gör det enklare att snabbt hitta det du behöver när du behöver det. Köp pärmregister som har det antalr flikar du har behov av.

Regelbunden uppdatering: Se till att rensa ut och organisera dina pärmar regelbundet för att undvika att de blir överfulla. Ta dig tid varje kvartal eller halvår för att gå igenom dokumenten och kassera det som inte längre är relevant.

Det kräver lite arbete till en början, men när man väl gjort grovjobbet är det enkelt att hålla ordning och reda. Det kommer kännas hur bra som helst, vi lovar!

Organisera pärmar på företaget, kontoret eller arbetsplatsen

Att ha ordning på papper och dokument på företaget är extremt viktigt. Till skillnad från hemmet så är det ofta många personer som skall använda pärmarna vilket gör att det är extra viktigt med ordning och reda. Här kommer lite handfasta tips:

Centralisera viktig information: Skapa en central plats för viktiga företagsdokument som exempelvis policyer, kontrakt, personaldokument och ekonomiska rapporter. Använd pärmar för att organisera och lagra dessa dokument på ett strukturerat sätt.

Anpassa efter företagets behov: Identiera vilka typer av dokument som är mest relevanta för din verksamhet och skapa lämpliga kategorier. Det kan exempelvis vara pärmar för försäljning, marknadsföring, personalhantering, juridiska dokument osv.

Säkerhetskopiering och datasäkerhet: Förvara viktiga dokument i pärmar som en del av din företagets säkerhetskopieringsstrategi. Detta är särskilt viktigt för dokument som behöver skyddas mot datasabotage eller cyberattacker. Se även över behov om Ni har dokument som behöver förvaras brandsäkert.

Tillgänglighet och delning: Se till att dina pärmar är lättillgängliga för relevanta medarbetare som behöver komma åt informationen. Du kan skapa ett system för att dela digitala kopior av dokument eller ha fysiska kopior tillgängliga på kontoret.

Dokumenthanteringspolicy: Utveckla och implementera en dokumenthanteringspolicy som tydligt beskriver hur dokument ska organiseras, arkiveras och kasseras. Detta hjälper till att skapa en enhetlig och effektiv arbetsprocess för alla anställda.

Allmäna och övergripande tips för effektiv organisering med pärmar

  1. Håll det enkelt: Undvik att överkomplicera din organisering med för många kategorier eller underkategorier. Håll det så enkelt som möjligt för att minimera förvirring.
  2. Använd systematiskt: Skapa en konsekvent struktur och använd samma system för att organisera dina pärmar både hemma och på jobbet. Detta gör det lättare att navigera och hitta det du behöver när du behöver det.
  3. Skapa rutiner: Inför regelbundna rutiner för att uppdatera och underhålla dina pärmar. Det kan vara veckovisa, månatliga eller årliga kontroller för att se till att allt är ordentligt organiserat och uppdaterat.
  4. Utbilda och involvera andra: Se till att alla som använder pärmar, både hemma och på företaget, förstår systemet och vet hur man använder det korrekt. Utbilda nya medarbetare och involvera alla i att upprätthålla organisationen.

Genom att följa dessa riktlinjer och tips kan du skapa ett system som passar dina behov och hjälper dig att vara mer effektiv och produktiv i din vardagliga hantering av information och dokument. Har du några andra tips så lämna gärna en kommentar! Lycka till med dina pärmar!